3 błędy w fakturach z Chin, przez które kontener stoi w porcie
Większość importerów myśli, że najtrudniejszy jest sam transport morski przez pół świata. Prawda jest taka, że najwięcej pieniędzy traci się w biurze, a konkretnie przy biurku celnika w Gdańsku. Wystarczy jedna literówka w fakturze od chińskiego dostawcy, żeby kontener utknął na terminalu na 8 dni, co generuje koszty rzędu 380 PLN za każdą dobę przestoju.
Rozbieżne dane adresowe na dokumentach
To najczęstszy problem, z jakim spotykamy się w Mybloguest Freight. Chińscy dostawcy często korzystają ze starych wzorów faktur zapisanych w Excelu i zdarza się, że wpisują tam adres Twojej firmy sprzed 3 lat. Jeśli na fakturze widnieje ulica Długa 12, a w systemie celnym i na liście przewozowym Bill of Lading masz wpisany nowy adres na ul. Marynarki Polskiej 98, system tego nie przepuści. Dla celnika to sygnał, że towar może należeć do kogoś innego lub dokumentacja jest sfałszowana. Bez owijania w bawełnę – taka pomyłka to gwarantowana rewizja dokumentów.
W październiku 2024 roku mieliśmy przypadek klienta z Gdyni, który sprowadzał 47 kartonów części zamiennych. Dostawca z Ningbo pomylił w nazwie firmy 'Spółka z o.o.' z 'S.C.'. Wydaje się to drobnostką, ale kontener stał 6 dni na terminalu DCT, zanim dostawca przesłał poprawioną fakturę kurierem. W tym czasie koszty składowania urosły do 2140 PLN. Dlatego zawsze powtarzamy: sprawdź każdą literę w nazwie i adresie zanim towar opuści port w Chinach. My zajmiemy się papierami, ale musimy mieć co sprawdzać.
Warto też zwrócić uwagę na numer NIP z przedrostkiem PL. Chińczycy często o nim zapominają, a dla polskiego urzędu skarbowego to kluczowa informacja przy naliczaniu VAT-u z importu. Jeśli numeru brakuje, agent celny nie może zamknąć zgłoszenia. W zeszłym kwartale poprawialiśmy aż 31 takich faktur na prośbę naszych klientów. Szczerze mówiąc, połowa tych błędów wynika z pośpiechu dostawcy, który chce jak najszybciej dostać ostatnią transzę płatności i wysłać towar w morze.
Jedna literówka w nazwie firmy potrafi zatrzymać towar o wartości 80 000 PLN na tydzień.
Błędne warunki dostawy Incoterms
Incoterms to zasady, które mówią, kto płaci za transport i kto odpowiada za towar w danym momencie. Najpopularniejsze przy imporcie z Azji to FOB (Free On Board) i CIF (Cost, Insurance and Freight). Błąd polega na tym, że na fakturze dostawca wpisuje CIF, a w rzeczywistości Ty płacisz za transport morski od portu w Szanghaju do Gdańska. Urząd Celny widząc CIF na fakturze, szuka kosztów frachtu wliczonych w cenę towaru. Jeśli ich tam nie ma, a Ty pokazujesz osobną fakturę za transport od spedytora, powstaje bałagan prawny.
Taka sytuacja miała miejsce we wrześniu ubiegłego roku u importera z okolic Pruszcza Gdańskiego. Na fakturze widniało CIF Gdańsk, ale klient sam opłacił transport u nas. Celnicy zakwestionowali wartość celną towaru, co doprowadziło do 4 dni wyjaśnień. Kosztowało to klienta dodatkowe 1250 PLN netto za przetrzymanie kontenera. Prosto z portu mówimy: jeśli płacisz spedytorowi za transport, na fakturze od Chińczyka musi być FOB lub ewentualnie EXW. Cło ogarnięte to takie, gdzie papiery pasują do przelewów bankowych.
Często chińscy handlowcy wpisują Incoterms 'na oko', bo tak zawsze robili z innymi klientami. Pamiętaj, że od wyboru tych trzech liter zależy, ile zapłacisz cła. Przy CIF cło nalicza się od wartości towaru PLUS kosztów transportu i ubezpieczenia. Przy FOB cło liczy się tylko od towaru do momentu załadunku na statek. Różnica w opłatach przy jednym kontenerze 40-stopowym może wynieść nawet 840 PLN. My w Mybloguest Freight weryfikujemy to na etapie draftu faktury, żeby uniknąć takich niespodzianek.
Złe kody celne HS i opisy towarów
Kod HS (Harmonized System) to ośmiocyfrowa liczba, która mówi urzędnikowi, co dokładnie jest w środku kontenera. Od tego kodu zależy stawka cła – może to być 0%, ale może być i 14%. Chińczycy często wpisują kody, które obowiązują u nich, a które niekoniecznie zgadzają się z taryfą celną Unii Europejskiej. Jeśli wpiszesz kod na 'meble drewniane' (stawka 0%), a w środku są 'krzesła z elementami metalu' (stawka 2.7%), to przy rewizji zostaniesz posądzony o próbę zaniżenia opłat.
Opis towaru na fakturze nie może być ogólny. Napis 'Parts' (części) to najgorsze, co można zrobić. Urzędnik na Marynarki Polskiej od razu odrzuci taki dokument. Musi być napisane np. 'Steel ball bearings for bicycle wheels'. W listopadzie 2024 r. pomogliśmy klientowi, który miał 12 palet elektroniki opisanej jako 'Gadgets'. Musieliśmy spędzić 3 godziny na telefonie z dostawcą z Shenzhen, żeby doprecyzować opisy dla 83 różnych pozycji. Dzięki temu odprawa przeszła w 24h, zamiast utknąć na tydzień kontroli fizycznej.
Pamiętaj, że cło to nie wszystko. Niektóre kody HS wymagają dodatkowych certyfikatów, jak CE dla elektroniki czy dokumentów sanitarnych dla produktów mających kontakt z żywnością. Jeśli na fakturze jest zły kod, możesz nie wiedzieć, że potrzebujesz dodatkowych badań, dopóki kontener nie dopłynie do Gdyni. Wtedy jest już za późno na szybkie działanie. My sprawdzamy kody HS dla naszych stałych 47 klientów jeszcze przed wypłynięciem statku. To podstawa, żeby sprowadzanie towaru odbywało się bez walki z urzędami.
Ogólny opis towaru jak 'części' to dla celnika zaproszenie do szczegółowej rewizji kontenera.
Waluta i brakujące koszty dodatkowe
Większość faktur z Azji jest w dolarach (USD), ale zdarzają się pomyłki, gdzie dostawca wpisuje kwoty w Juanach (CNY) przy symbolu dolara. To rzadki błąd, ale zdarza się przy fakturach wystawianych ręcznie. Gorszym problemem jest brak wykazania na fakturze kosztów opakowania czy licencji, jeśli takie występują. Zgodnie z prawem celnym, każda kwota, którą płacisz dostawcy za towar, musi być opodatkowana cłem. Jeśli celnik znajdzie potwierdzenie przelewu na 15 600 USD, a faktura opiewa na 12 000 USD, masz poważny problem prawny.
Często dostawcy oferują 'darmowe próbki' dorzucone do kontenera. Jeśli nie ma ich na fakturze z wartością 0 PLN lub niską kwotą do celów celnych, traktuje się to jako przemyt. W sierpniu mieliśmy sytuację, gdzie do 156 rowerów dostawca dorzucił 10 kasków w prezencie. Faktura ich nie uwzględniała. Skończyło się na mandacie dla importera i opóźnieniu o 3 dni robocze. Zajmiemy się papierami, ale musimy wiedzieć o wszystkim, co fizycznie znajduje się w metalowej skrzyni kontenera.
Na koniec warto wspomnieć o terminach płatności. Faktura powinna jasno określać, czy została już opłacona (Paid), czy termin płatności dopiero nadejdzie (Deferred). Urząd Celny może poprosić o potwierdzenie przelewu bankowego, żeby zweryfikować czy cena na fakturze jest prawdziwa. W zeszłym roku w Gdańsku liczba takich weryfikacji wzrosła o około 23%. Dobrze przygotowana dokumentacja oszczędza czas obu stron – Twojej i urzędników. Spedycja morska i cło to naczynia połączone, dlatego w Mybloguest Freight dbamy o każdy szczegół.
